#fasilitoija

[digihalya-blog]

Innovaatio: Fasilitoinnista ja sen hallitsemisesta

Sana fasilitointi juontaa latinankielisestä sanasta facil, mikä tarkoittaa helppoa. Tämä hiukan antaa osviittaa siihen, mistä fasilitoinnissa on pohjimmiltaan kyse. Elevator:in mukaan fasilitointi on prosessien suunnittelua ja toteuttamista erilaisten työkalujen ja menetelmien avulla. Tarkoituksena on organisoida ja kannustaa ihmisiä osallistumaan yhteisiin, haluttuihin tavoitteisiin. Fasilitoinnilla autetaan ryhmää löytämään ratkaisut ja luodaan rikastavaa ja rakentavaa vuorovaikutusta. Ryhmää ohjaa fasilitaattori. Fasilitaattorin työkirjassa Terhi Summan ja Kaisu Tuomisen mukaan fasilitaattori on puolueeton ryhmän jäsen, joka ei osallistu sisällön muovaamiseen lainkaan. Fasilitaattori pitää huolen, että kaikkien ideat otetaan tasapuolisesti käsittelyyn ja jokainen ryhmän jäsen on sitoutunut yhteiseen tavoitteeseen. Lyhyesti fasilitaattori sujuvoittaa ryhmän työskentelyä.

Fasilitaattorin työkirjassa muistutetaan, että fasilitaattorilla on oltava hyvät ihmissuhdetaidot, taito esittää ryhmälle rakentavia kysymyksiä yhteisten tavoitteiden edistämiseksi sekä kaikkein tärkeimpänä, oma asenne. Fasilitaattorin on uskottava, että kyseinen työryhmä on kyvykkäin suoriutumaan halutusta aiheesta.

Marjatta Jaben mukaan fasilitoinnin voi jakaa viiteen eri päävaiheeseen, mitkä ovat ideointi, yhteisen ymmärryksen aikaansaaminen, ratkaisujen löytäminen, toimenpiteiden konkretisointi sekä ylläpito ja seuranta. Ideointivaiheessa fasilitoinnista on merkittävää hyötyä, sillä ihmisillä on yleensä paljon ideoita. Nämä fasilitoinnilla tuodaan esiin, löydetään parhaimmat ja kehitetään ne edelleen ratkaisuiksi. Toisessa vaiheessa, eli yhteisen ymmärryksen aikaansaamisessa on erittäin tärkeää saada koko ryhmältä yhteinen päätös, ei esimerkiksi pelkästään esimiehiltä. Tällä tavoin sitoutetaan koko ryhmä yhteiseen asiaan. Prosessin edetessä ratkaisujen löytämiseen ja toimenpide-ehdotuksiin siirrytään melko luonnollisesti eteenpäin. Tässä kohtaa voi käyttää monenlaisia eri työkaluja ja menetelmiä ratkaisujen löytämiseen. Yrityksen eri osastojen/yksiköiden henkilöstöä on hyvä laittaa keskenään työskentelemään, sillä silloin syntyy parhaimmat innovaatiot.

Virtuaalifasilitointi on digitalisaation myötä yritysmaailmassa yhä arkipäiväisempää. Grape People:n mukaan tarve etäkokouksille on kasvanut merkittävästi. Onnistunut etäkokous vaatii jonkin verran teknologista osaamista ja sosiaalisia taitoja. Virtuaalifasilitoinnissa tavoitellaan täysin samoja asioita, kuin perinteisessä fasilitoinnissa. Helposti kuitenkin keskittyminen etäkokouksessa herpaantuu ja senpä vuoksi virtuaalifasilitoijan on osattava taitavasti pitää kokouksen hallussa, edetä aikataulussa ja osallistaa kaikkia osapuolia. Mielestäni haasteena virtuaalifasilitoinnissa on se, että ensinnäkin fasilitoijan rooli pitää etukäteen ja selkeästi jakaa yhdelle ryhmän jäsenelle. Ryhmätyöskentelyssämme huomasin, että kun fyysinen läsnäolo puuttuu, on vaikeampi jakaa rooleja ns. lennossa täysin virtuaalisessa vuorovaikutuksessa. Kaikkien ollessa fyysisesti samassa paikassa ja ryhmätyöskentely on jokseenkin rentoa, on helpompi lukea ihmisiä, minkälaiseen rooliin he ryhmässä asettuvat. Tämä on toki sellanen tilanne, mikä ei pitäisi fasilitoijan läsnäollessa syntyä. 

Lähteet

http://www.elevator.fi/fasilitointi/

http://www.globaalikasvatus.fi/tiedostot/Fasilitaattorin_tyokirja.pdf

http://www.talouselama.fi/tyoelama/tunnetaanko-teilla-fasilitointi-3381025

https://grapepeople.fi/valmennus/virtuaalifasilitoinnin-perusteet/

#fasilitointi #virtuaalifasilitointi #fasilitoija

[digimarkkinoija]

Uuden innovointi

Innovointi pitäisi olla nyt jokaisen agendalla. Digitalisaatio ja globalisaatio kiihdyttää kilpailua ja muovaa asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden ostokäyttäytymistä. Tämä tarkoittaa sitä, että yritysten tulisi löytää asiakkaat uudella tavalla ja voittaa heidät puoleensa eri keinoin. Mutta miten? 

Nyt innovoidaan! 

Näin pääset liikkeelle innovoinnissa: 

 1) Kartoita lähtötilanne:

Jos et ole aiemmin kuvannut yrityksesi asiakassegmenttiä ja tarkemmin ostajapersoonia, aloita näistä. Netistä löytyy valmiita pohjia, joita voi käyttää kuvatessaan potentiaalista ostajaa.  Mieti minkälaista asiakassegmenttiä ostajapersoona kuvaa? Minkälaisia demografisia tekijöitä voidaan tunnistaa, entäs minkälaisia “pehmeitä” muuttujia esim. arvoja ja elämäntyyliä. Haastattele asiakasta tai potentiaalista asiakasta. Kuuntele ja esitä avoimia kysymyksiä. Selvitä minkälainen on tämänhetkinen käyttäjäkokemus? Voit myös itse kokeilla mysteerishoppaajan roolia: osta tai asioi oman yrityksesi kanssa jos vain mahdollista. Mikä meni hyvin ja mitä olisi voinut kehittää? Lähtötilanteen kartoitus on erittäin tärkeä ja sen avulla saadaan hyvä alku uuden innovoinnille.

2) Ideointi:

Kun lähtötilanteen tiedot on hankittu, voidaan aloittaa hauskin osa eli ideointi. Tähän kannattaa ottaa mukaan useamman yksikön tai osaston edustaja tai asiantuntija mukaan. Aloitetaan ideointi käymällä lähtötilanne läpi kaikkien osallistujien kanssa. Ideonnissa sana on vapaa ja ideoinnin onnistumiseen vetämiseen tarvitaan hyvä fasilitoija. Tässä vaiheessa on hyvä tutustua ideoinnin eri työkaluihin kuten aivoriiheen (Brainstormingia), jossa ajatuksia heitetään ilmoille ja fasilitaattori kirjaa ne kaikki esim. post-it lapuille tai Lotus Blossom - menetelmään, joka toimii myös hyvänä työkaluna. Keinoja on monia: pääasia on, että ideoita syntyy ja kaikki osallistujat saavat äänensä kuuluviin. Siksi fasilitaattorin rooli on tärkeä. Fasilitoinnin kolme tärkeintä tehtävää ovat kysymysten esittäminen, osallistaminen ja ryhmätyön dokumentointi. Fasilitaattorin asenteella on myös erittäin tärkeä merkitys ja hänen pitää osata kuunnella kaikkia ryhmänjäseniä. Kun ideat ovat syntyneet ja ne on dokumentointu, aloitetaan pisteytys eli idean valinta.

3) Idean valinta:

Kun uusia ideoita syntyy paljon, tarvitaan uusi työkalu pakista, jolla voidaan lähteä valitsemaan yhteistoimin toteuttevaa ideaa. 

Ideoiden pisteytys toimii loistavasti. Pisteytyksen ensimmäisessä vaiheessa kukin työryhmän jäsen saa valita omat viisi suosikkiaan ja antaa niille pisteet 1-5 pistettä. Suosikille siis 5 pistettä, toiseksi mielyttävämmälle idealle 4 pistettä jne. Lopuksi osallistujien antamat pisteet lasketaan yhteen ja listataan kolme kärki-ideaa. Nämä kolme ideaa otetaan mukaan Six Thinking Hats - työpajaan.

Six Thinking Hats -menetelmä on Edward de Bonon kehittämä menetelmä, jossa ajatteluhattujen eri värit edustavat eri tapoja käsitellä edessä olevaa ideaa ja niiden avulla on helppoa tarkastella ja keskustella eri näkökulmista. Olen itse fasilitoinnut työpajan käyttäen tätä menetelmää ja voin suositella sitä lämpimästi. Tämän työpajan tavoitteena oli käsitellä kaikkia kolmea ideaa, joista tulisi lopuksi valita yksi, jota lähdettäisiin jatkotyöstämään. On siis tärkeää suunnitella missä järjestyksessä hattuja käytettäisiin ja miten päästäisiin asetettuun tavoitteeseen. Blogitekstin alla löytyy kuva omasta Six Thinking Hats työpajasta ja sen agendasta.

4) Jatkotoimenpiteet ja suunnitelma:

Tässä vaiheessa ollaan jo valittu idea, jota lähdetään edistämään. Kyseessä voi siis olla kokonaan uusi palvelu tai tuote taikka jokin muu asia tai toimenpide, jolla lähdetään kehittämään yrityksen toimintaa.  Nyt tarvitaan siis sitoutuminen kaikilta sidosryhmiltä ja aloitetaan tarkempi suunnittelu. Kuka tekee mitä ja mihin mennessä? Miten tuloksia seurataan? Aloitetaanko ensin kevyellä, aikaan sidotulla pilotoinnilla tai toisin sanotulla POC:lla (Proof of Conceptilla). Idea muuttuu innovaatioksi vasta sitten kun uusi idea on viety käytäntöön.

Älä pelkää - innovointi vaatii rohkeutta, mutta tuottaa herkullista hedelmää.

Alla kuva ajatteluhatuista ja esimerkki työpajan agendasta:

#innovointi #sixthinkinghats #ideanvalinta uudenkehittäjä innovaatio

[brahe82-blog]

Fasilitointi ja sen kahdeksan roolia

Olen jo useamman vuoden ajan työni puolesta fasilitoinut erilaisia sessioita; koulutuksia, innovointeja, budjettikeskusteluja, tutkimusten analysointia ja mitä vielä.. kokemuksen tuomien oppien kautta olen huomannut kuinka tärkeää on keskittyä juuri fasilitaattorin rooliin, onnistuneen session varmistamiseksi. Voisinkin paremmin sanoa sen kahdeksaan eri rooliin. Löysin mielestäni onnistuneen kuvauksen fasilitoinnin eri rooleista Leadstrat.com sivuston blogikirjoituksesta. Blogissaan Michael Wilkinson avaa selkeästi fasilitaattorin eri roolit ja tärkeyden niiden välisessä navigoinnissa. Kun tilanteet sessiossa muuttuvat, niin täytyy myös roolien muuttua.

Fasilitoijana sinun tulee olla motivaattori, opas, haastaja, ennustaja, sillan rakentaja, rauhantekijä, ohjaaja sekä kehuja. Tärkeintä on aloittaa sessio selkeillä ohjeilla ja suuntaviivoilla sekä lopettaa se juhlimalla hyviä tuloksia tai oivalluksia. Fasilitoija luo motivoivan ilmapiirin, missä osallistujien on helppo oppia tai tuottaa tuloksia. Toisin kuin opettajalla, fasilitoijalla ei tarvitse olla niitä kaikkia oikeita vastauksia, mieluummin ne kaikki oikeat kysymykset.

Kun fasilitoin tilaisuutta livenä, on minun helpompi lukea tilannetta sekä mukautua sen mukaisesti. On myös helpompaa hyödyntää osallistujien vahvuuksia sekä auttaa heitä kehittämään heikkouksiaan kun tilanteessa on fyysisesti läsnä. Tätä jäin kaipaamaan virtuaalifasilitoinnin roolissa. Annetun tehtävän tärkeimpiä osioita olivat selkeät ja motivoivat suuntaviivat, sekä annettujen aikarajojen noudattamisen valvominen. Eli koordinaattorin rooli. Virtuualifasilitoinnissa ei pääse haastamaan tai ohjaamaan yksilöitä tehtävien parissa, sekä tilanteiden ennustaminen on hankalaa kun osallistujat eivät ole samassa huoneessa.

Kyseisen toimeksiannon tehtävistä sain fasilitoida lähtökartoituksen eli SWOT analyysin ja voin vain puhua sen puolesta. Jälkeenpäin ajatellen, kaikki meni niin kuin pitikin. Käytimme muutamaa eri kanavaa kommunikoidaksemme keskenämme, tehtävät itsessään tapahtuivat tässä osiossa hyvinkin itsenäisesti. Uskon kuitenkin että olisin nauttinut enemmän, sekä olisin voinut antaa enemmän myös muille, jos lähtökartoitus olisi tehty fyysisesti samassa tilassa. Osallistuessani muihin osioihin pääsin kuitenkin ensimmäistä kertaa käyttämään erilaisia virtuaalisia fasilitointi alustoja, ja uskon että niiden avulla fasilitointi on mieluisaa ja tuloksekasta myös virtuaalisessa muodossa.

Myös virtuaalisen fasilitoinnin kulmakivinä on hyvä muistaa edellä mainitut roolit ja niiden mukauttaminen sessioon ja sen eri vaiheisiin. Tärkeintä on saada osallistujat innostumaan ja tuottamaan odotettua tulosta yhdessä, joskus tämän aikaansaamiseksi tarvitaan fasilitaattorilta paljon energiaa ja pelilukutaitoa. Joskus, kuten tässä tehtävässä, asiat menivät aika mukavasti omalla painollaan.

  Leadership Strategies » Blog Archive Tuesday’s Master Facilitation Tip: What Are the Roles of a Facilitator? | Leadership Strategies

[anttinguyen-blog]

Fasilitointi virtuaalisessa ympäristössä

Olen aikaisemmassa blogipostauksessa maininnut, digitalisaation tuomasta etätyön mahdollisuudesta, jolloin esim. yhdessä työskentelevän ryhmän ei tarvitse olla fyysisesti samassa paikassa, vaan kukin voi olla tahollaan esim. kahvilassa, junassa tai kotisohvalla.

Aikaisemmin perinteisessä ryhmätyöskentelyssä fasilitoijan perinteisiin työkaluihin kuului, Post-it –laput, tusseja, seinä jossa paljon tyhjää tilaa, fläppitaulu ja jos joku muistaa vielä, niin piirtoheitintäkin oli mahdollista tähän hyödyntää.

Etätyöskentelyn vuoksi em. työkalut eivät välttämättä täytä enää tarvetta ryhmätyöskentelyssä, koska kaikki eivät ole näkemässä mitä tapaamisessa tapahtuu, minkä takia on hyödynnettävä virtuaalisia työkaluja, joita löytyy nykypäivänä verkosta hyvin laajalla tarjonnalla.

Ryhmätyöskentelyn aikana, jolloin minä toimin fasilitoijana, käytimme kurssin ohjeissa mainittuja työkaluja, kuten padlet, brainwriting 6-3-5, google driveä ja viestimiseen WhatsApp –viestisovellusta. Jotta saimme aikatauluja sovittua, niin myös Doodlea tuli käytettyä sopivan ajan löytämiseksi. WhatsAppia käyttäessämme huomasin, että 6 –ryhmässä viestit saattoivat hukkua hyvin helposti, jos ei ehtinyt kännykkää vilkuilla usein omien töiden tai muiden asioiden takia. Google Drive taas toimi erinomaisesti samanaikaiseen kirjoittamiseen, jossa näkyi reaaliaikaisesti muiden työt ja tätä pystyi jatkamaan kuka tahansa, missä tahansa ja milloin tahansa eikä työtä tarvinnut erikseen muistaa tallentaa.

Padlet työkalua voisi verrata isoon tyhjään seinään, johon kaikki pystyivät samanaikaisesti lisäämään post-it –lappuja aiheeseen liittyen(toivon mukaan).  

Brainwriting 6-3-5 oli hyvin mielenkiintoinen työkalu, josta lyhyen ajan sisään sai tuotettua max 108 ideaa. Tämä työkalu vaati kaikkien läsnäoloo samanaikaisesti, joten tämä vaatii aikataulutusta.

Fasiliitoijan ydintehtäviä, ovat kysymykset, osallistaminen ja dokumentointi.  Kysymysten tulee olla sellaisia, joka vie työskentelyä eteenpäin ja on lähes ehdotonta, että kysymykset ovat avoimia kysymyksiä, jotta keskustelua syntyisi mahdollisiman paljon. Avoimista sen verta, että ei siis voi vastata kyllä/ei. Osallistamisesta aloitetaan siitä, että jokainen ryhmän jäsen pohtii ensin itsekseen esitettyä kysymystä, jonka jälkeen järjestäydytään pieniin ryhmiin ja viimeisenä keskustellaan koko ryhmän kanssa heränneistä ajatuksista.

Jotta sessiosta jää jotain mieleen, niin dokumentointi on ehdotonta, eli fasilitoija kerää yhteen ryhmänjäsenten ajatuksia aina tehtävän päätteeksi ja käydään näitä läpi ryhmän kanssa. Ryhmätyöstentelyn päätteeksi on fasilitoijan vastuulla, että dokumentoidut tulokset ovat kaikkien jäsenten saatavilla.

Omalla kohdallani, tuli tutustuttua fasilitointii ehkä myöhemmin kuin olisi pitänyy, minkä takia oma fasilitointini ei ollut välttämättä kaikkein laadukkainta, esimerkiksi kysymysten kohdalla. Suurimpia haasteita virtuaalifasilitoinnin kohdalla, näin aikataulutukset, sekä kaikkien osallistamisen, jotta kaikkien ääni olisi tullut selkeästi kuuluviin. Eli valmisteluihin tulen ehdottomasti kiinnittämään tarkemmin huomiota, jotta tulevaisuudessa tämä onnistuu paremmin, koska tulevathan nämä lisääntymään ajan kuluessa .

[digitimes-blog]

Inno: Fasilitoinnista

Fasilitointi oli itselleni uusi käsite kurssin alussa mutta viime viikkoina fasilitaattorin rooli on tehnyt sen hieman selkeämmäksi. Nyt sain syväluotaavan analyysin siitä Talouselämän Tunnetaanko teillä fasilitointi-artikkelista ja Globaalikasvatuksen Fasilitaattorin työkirjasta.

Ensinnäkin fasilitoinnissa erotetaan prosessi ja sisältö – fasilitaattorin tehtävänä on ohjata prosessin kulkua kysymällä kysymyksiä, osallistamalla eli organisoimalla ryhmään erilaisia tiimejä ja lopulta dokumentoimalla kaikki aikaansaatu niin että se on kaikkien nähtävillä. Virtuaalisessa fasilitoinnissa tämä tarkoittaa sitä että dokumentit jaetaan kaikille esimerkiksi padletilla, One Drivessa tai muunkaltaisella ohjelmalla jolla voidaan jakaa tiedostoja. Omassa ryhmässämme käytimme Google Docseja. IRL-fasilitoinnissa eli ”oikeassa elämässä” tapahtuvassa fasilitoinnissa voidaan käyttää esimerkiksi liitutauluja, fläppitauluja, post-it lappuja ynnä muuta sellaisia.

Talouselämä jakaa fasilitoinnin viiteen eri vaiheeseen.

Ensimmäinen vaihe on ideointi. Fasilitoija saattaa koko ryhmän yhteen ja kannustaa heitä tuomaan ideansa esiin – meillä tämä tapahtui virtuaalisen aivoriihen avulla jossa oli rajattu aika tuoda idea esiin.

Toinen vaihe on yhteisen ymmärryksen aikaansaaminen. Tiimissä on monia näkökulmia joista yhteisymmärrys pitäisi kombinoida. Tässä vaiheessa painotetaan sitä että pomo ei valitse ratkaisua vaan tiimi – fasilitaattori auttaa yhteisymmärrykseen pääsyä ja dokumentoi sen.

Kolmas vaihe on ratkaisujen löytäminen. On olennaista että kaikki ryhmässä tietävät oman roolinsa ja tehtävänsä joihin he alkavat etsiä ratkaisuja: yleinen ongelma on se että tiimiläiset astuvat toistensa alueille ja etsivät ratkaisuja joita ei tarkoitettu heidän etsittäväkseen.

Neljäs vaihe on toimenpiteiden konkretisointi eli valitut ideat viedään toimenpiteiksi jotka jaetaan ryhmäläisten kesken ja sovitaan deadlinet niiden tekemiselle. Parhaisiin tuloksiin päästään kun ihmisillä on tunnelatauksia ideoihin ja toimenpiteisiin – ryhmässä keskustelemalla niistä he pääsevät yli ns. psykologisista kuiluista ja tuottavat paremmin innovointiehdotuksia konkretisoinnille. Fasilitaattorin ei kannata alkaa neuvoa tässä vaiheessa, sillä tiimiläiset eivät tässä vaiheessa enää tahdo sitoutua ulkopuolelta tuleviin ehdotuksiin.

Viimeinen vaihe on ylläpito ja seuranta – tärkein koodi on 30-60-90-180 joka tarkoittaa neljää seurantatilaisuutta puolen vuoden aikana – jos oma ryhmäni menisi tällä periaatteella, se tarkoittaisi kahta seurantatilaisuutta kolmen kuukauden aikana. Näihin seurantatilaisuuksiin mennessä omien tehtävien tulisi olla tehtynä. Oma ryhmäni tosin ylläpiti tehtävien tekoa jatkuvasti ja seurasi sitä myös, tärkeimmässä asemassa on tuntunut olevan Whatsapp jonka kautta oli helppo saavuttaa muut lähes mihin kellonaikaan tahansa.

Pähkinänkuoressa, fasilitaattori nopeuttaa ja selkeyttää ryhmän toimintaa ja tuo tasapainoa tiimiläisten työntekoon.