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stevendelgado-blog1 · 7 years

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¿Qué es Excel? y ¿Para qué sirve Excel?

Dos preguntas que probablemente mucha gente se ha hecho y realmente pocos han buscado sus respuestas son las siguientes: ¿Qué es Excel? y ¿Para qué sirve Excel?

Bueno, empecemos por la definición de Excel: Excel es un programa que es parte del paquete de Microsoft Office. Este programa es capaz de crear y editar hojas de cálculo que son guardadas en archivos con extensión .XLS.

Sus usos generales incluyen cálculos de celdas, tablas dinámicas y varias herramientas de gráficos. Por ejemplo, con una hoja de cálculo de Excel, tú puedes crear un presupuesto mensual, seguirle la pista a los gastos de negocio, u ordenar y organizar enormes cantidades de datos.

Básicamente y a grandes rasgos, esta es la explicación a la definición de lo que es Microsoft Excel.

Qué es Excel – ¿Para qué sirve Excel?

Excel se utiliza principalmente en cualquier actividad relacionada con finanzas, aunque no se limita solamente a esto ya que literalmente puede tener usos ilimitados.

La capacidad para crear hojas de cálculo nuevas donde los usuarios pueden definir fórmulas personalizadas para calcular cualquier cosa, desde una simple previsión trimestral a un informe anual completo de la empresa, hace que el programa Excel sea bastante atractivo.

Excel también se usa ampliamente para la organización y seguimiento de información común como una lista de ventas, informes de estado de un proyecto, listas de contacto, actividades de facturación, creación de Macros Excel, entre otros.

Por último, Excel es una herramienta útil para el análisis estadístico y científico con grandes conjuntos de datos. Las fórmulas estadísticas de Excel y capacidad de crear gráficos pueden ayudar a realizar investigaciones de análisis de varianza, pruebas de chi-cuadrada, y el gráfico de datos complejos.

Como podrás ver, los usos que se le pueden dar al programa Excel son muchísimos.

Qué es Excel – Definición de Renglones, Columnas, Celdas

Cuando se ve la pantalla de Excel (ver la imagen mostrada abajo), uno puede apreciar una especie de tabla rectangular o cuadrícula de renglones y columnas.

Los renglones horizontales son identificados con números (1, 2, 3, etc…) y las columnas verticales son identificadas por letras del alfabeto (A, B, C, etc…).

Para columnas más allá de la letra “Z”, las columnas se comienzan a identificar agregando una letra más, por ejemplo, AA, AB, AC…

El punto de intersección entre un renglón y una columna es una pequeña caja rectangular conocida como “Celda”. Una celda es la unidad más básica para guardar datos en una hoja de cálculo.

Debido a que las hojas de cálculo contienen literalmente millones de estas celdas, a cada una se le da una referencia de celda o dirección de celda para identificarla.

Una referencia de celda es una combinación de la letra de la columna y el número del renglón como por ejemplo A6, B28, AA83, etc.

Qué es Excel – Tipos de Datos, Fórmulas y Funciones

Los tipos de datos que una celda puede contener son varios y básicamente son (aunque no se limita) números, formulas, texto, fechas. Al igual que en las clases de matemáticas, las formulas son usadas para hacer cálculos que usualmente involucran datos contenidos en otras celdas.

Excel incluye un numeroso catálogo de fórmulas que es usado para tareas comunes y que se conocen como funciones.

Algunas de las funciones más comunes en Excel son:

Funciones de búsqueda y Referencia: Buscar, BuscarH , BuscarV (Lookup, Hlookup, Vlookup por sus nombre en inglés)

Funciones Lógicas: No, O, Si, Y (Not, Or, If, And)

Funciones de Texto: Concatenar, Derecha, Encontrar, Extrae, Hallar, Izquierda (Concatenate, Right, Find, Mid, Search, Left)

Funciones de Fecha y Hora: Ahora, Año, Día, Hora, Hoy, Mes, Minuto, Segundo (Now, Year, Day, Hour, Today, Month, Minute, Second)

Funciones estadísticas: Contar, Contar.si, Desvest.m, Max, Min, Mediana, Moda.uno, Promedio (Count, Countif, Stdev.P, Max, Min, Median, Mode.sngl, Average)

Funciones matemáticas y trigonométricas: Abs, Aleatorio, Cos, Potencia, Raiz, Redondear, Seno, Suma, Sumar.si (Abs, Rand, Cos, Power, Sqrt, Round, Sin, Sum, Sumif)

Funciones Financieras: Amortiz.lin, Int.Acum, Nper, Pago, Precio, Tasa, TIR (Amorlinc, Accrint, Nper, Pmt, Price, Rate, IRR)

Qué es Excel – Operaciones con Datos Financieros

Las hojas de cálculo generalmente se usan para guardar datos financieros, aunque como te comento, Excel no se limita a finanzas solamente. Las fórmulas y funciones que son usadas para trabajar con este tipo de datos generalmente incluyen:

Realizar las operaciones matemáticas básicas como sumar columnas y filas

Encontrar valores como utilidad y pérdida

Calcular los planes de reembolso de préstamos o hipotecas

Calcular el interés acumulado en algún punto de un préstamo

Encontrar el promedio, máximo o mínimo de un rango específico de valores de datos

Creación de Macros gracias al lenguaje de programación VBA Excel (Visual Basic for Applications), para la automatización de tareas.

Qué es Excel – Otros Usos Comunes

Otros usos comunes para los que Microsoft Excel puede ser usado incluyen:

Graficar o representar datos para ayudar a los usuarios a identificar tendencias de datos

Ordenar y filtrar datos para obtener información específica

Analizar datos estadísticos de una muestra o población

Importación o exportación de datos desde o hacia una base de datos

La información obtenida en una hoja de cálculo puede incorporarse fácilmente en presentaciones electrónicas, páginas web o imprimirse en la forma de un informe.

Qué es Excel – Programación de Macros en Excel

La versión para Windows de Microsoft Excel admite la programación a través del lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que es un dialecto de Visual Basic orientado a aplicaciones de Microsoft Office.

La programación con VBA Excel permite la manipulación de hojas de cálculo que es complicado o imposible con las técnicas de cálculo estándar.

Los programadores pueden escribir código directamente utilizando el Editor de Visual Basic (VBE), que incluye una ventana para escribir el código, el código de depuración, y el entorno de una organización de módulo de código.

Con los Macros de Excel, el usuario puede aplicar métodos numéricos así como la automatización de tareas repetitivas tales como el formateo o la organización de los datos utilizando el lenguaje VBA.

Para conocer más acerca de las Macros de Excel revisa este artículo.

Qué es Excel – Algo de Historia de Microsoft Excel

Aunque el origen de las hojas de cálculo electrónicas puede remontarse a 1978, fue hasta 1982 cuando Microsoft saltó a este mercado con un producto conocido como MultiPlan.

Multiplan fue la primera hoja de cálculo electrónica desarrollada por Microsoft. El programa fue introducido en 1982 como un competidor de VisiCalc (el primer programa de hoja de cálculo electrónica).

Muliplan fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en sistemas MS-DOS perdió popularidad debido a un programa llamado Lotus 1-2-3. Esto motivó a Microsoft a desarrollar otro programa de hoja de cálculo llamado Microsoft Excel.

La primera versión de Excel fue lanzada en 1985 para computadoras Mac. Más tarde, en noviembre de 1987, la primera versión de Microsoft Excel para Windows fue liberada.

Qué es Excel – ¿Cuáles son las extensiones de Archivo utilizadas en Excel?

A lo largo de la historia de Excel, han surgido bastantes extensiones de archivo, incluso algunas que ya ni si quiera existen.

A la fecha de escribir este artículo, las extensiones más comunes de Microsoft Excel son las siguientes:

.XLSX – Excel Workbook. La extensión por default de Excel y relativa a los formatos de libros de trabajo (Workbooks)

.XLSM – Excel Macro. Lo mismo que la extensión de Libro de Trabajo pero con soporte de Macros

.XLSB – Excel Binary. Igual que la extensión con soporte de Macros pero guardando la información en forma binaria para abrir y guardar documentos más rapido.

.XLTM – Excel Macro-Template. Un documento de plantilla que forma la base para Libros de Trabajo actuales con soporte de Macros

.XLAM – Excel Add-in. Los “Add-in” para Excel sirven para añadir herramientas y funcionalidades extras.

Qué es Excel – Historial de Versiones de Microsoft Excel

Excel 2.0 (1987)

Excel 3.0 (1990)

Excel 4.0 (1992) – Incluída en Microsoft Office 3.0

Excel 5.0 (1993) – Incluída en Microsoft Office 4.0

Excel 95 (1995) – Incluída en Microsoft Office 95

Excel 97 (1997) – Incluída en Microsoft Office 97

Excel 2000 (2000) – Incluída en Microsoft Office 2000

Excel 2002 (2002) – Incluída en Microsoft Office XP

Excel 2003 (2003) – Incluída en Microsoft Office 2003