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[verbaendedigital]

Mitglieder binden und neue gewinnen mit digitalen Mitglieder-Services

Von Mitglieder- oder Verbandsportalen über die Verbands-App bis zum digitalen Verbandsraum Die Antwort auf die Frage: Welche Lösung ist für meinen Verband die beste?

Dass Verbände im digitalen Raum mindestens genau so präsent sein müssen, wie im physischen oder analogen, ist beinahe ein Gemeinplatz.

So weit, so gut, doch was bedeutet das konkret für die Entwicklung des Verbandes, seiner Arbeit und dessen Digitalisierung? In der Praxis tun sich die viele Verbände schwer damit, konkrete Maßnahmen, Konzepte und Lösungen zu definieren und nicht zuletzt auch umzusetzen.

Am ehesten gelingt das noch in der öffentlichen Kommunikation und seit der Pandemie (notgedrungen) auch in der digitalen Arbeit von Zuhause, sprich Home Office.

Insbesondere beim Thema Home Office wurden oft hastig mit heißer Nadel gestrickte Lösungen umgesetzt, die weder compliant noch sicher sind (s. Artikel im Verbändereport). Das Problem ist, dass viele dieser Lösungen so noch immer im Einsatz sind - bis zum ersten größeren Sicherheitsfall oder Anwaltsschreiben gilt dabei „never change a running system“.

Doch dies nur als kleiner Exkurs, da der Schwerpunkt dieses Beitrags auf einem Bereich liegt, der noch stiefmütterlicher behandelt wurde: Den digitalen Services für die Mitglieder.

Viele Verbände haben einen zugangsgeschützten Bereich auf Ihrer Website im Internet, über den sich Mitglieder einloggen und exklusiv auf vom Verband bereitgestellte Informationen zugreifen können. Die Zusammenarbeit in Gremien und der Austausch im Verbandsnetzwerk funktioniert bei vielen aber immer noch primär offline auf Gremientreffen oder größeren Verbandsveranstaltungen oder geht versinkt in der E-Mail-Flut. Während der Pandemie haben viele als Ersatz für physische Veranstaltungen ähnlich strukturierte Web-/Videokonferenzen eingesetzt. Mit der Zeit haben sich die Formate der digitalen Termine angepasst und neben den realen Veranstaltungen etabliert. Die digitalen Termine sparen Zeit, Geld und sind umweltfreundlicher, aber immer noch findet der Austausch i.d.R. nur ein paar Mal im Jahr an vorher vereinbarten Terminen statt.

Hier werden große Potenziale verschenkt, Verbandsarbeit digital zu verstetigen, dadurch effektiver und effizienter zu machen und Mitglieder zu binden, wie diese beiden Grafiken aus dem Jahr 2014(!) bereits angedeutet haben:

Mitglieder gegen den Trend der Branche nicht zu verlieren (vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Verein), ist für Verbände essentiell. Und Mitglieder wollen moderne, mehrwertige, digitale Angebote! Laut einer globalen Studie zur Zukunft der Verbände mit mehr als 12.700 Antworten von Verbandsmitgliedern (Association Engangement Index AEI) wollen Mitglieder selbst wählen können, welche Verbandsangebote sie digital und welche analog wahrnehmen. Das bedeutet, Verbände müssen digital genauso attraktiv sein, wie analog.

Wissen Sie, was Ihre Mitglieder wünschen und wirklich brauchen – und zwar nicht nur heute, sondern auch in naher Zukunft?

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen, mit denen Mitgliedern - und anderen Stakeholdern! - attraktive digitale Services angeboten werden können. Die wohl bekanntesten sind Mitglieder- oder Verbandsportale, gefolgt von Verbands Communities oder „Engagement Plattformen“. Vor dem Hintergrund der „Mobile first“ Strategie der meisten kommerziellen Lösungsanbieter (vor allem aus den USA und Asien), hat das Angebot an Verbands-Apps in den letzten Jahren an Präsenz und Bekanntheit gewonnen.

Der Trend zur mobilen Nutzung wird sich auch in Verbänden, die Entwicklungen in anderen Branchen (abgesehen von der öffentlichen Verwaltung) meist hinterherhinken, noch deutlich verstärken. Zudem werden in den nächsten Jahren weitere, attraktive mobile Endgeräte auf den Markt kommen. Folgerichtig ist die Ausrichtung von digitalen Verbandangeboten an mobile Endgeräte ein Muss! Mitglieder und Ehrenämtler können immer weniger Zeit für die Verbandsarbeit aufbringen. Deshalb ist es umso wichtiger, Ihnen möglichst viele Möglichkeiten mobil in die Hand zu geben. Der Großteil der Nutzung von Verbandsangeboten wird – wenn die Möglichkeiten angeboten werden – unterwegs erfolgen: Ob auf dem Weg von geschäftlichen oder zu Verbandsterminen oder einfach irgendwo über das Mobile Office. Dabei geht es nicht einfach darum, die analoge Verbandsarbeit auf den digitalen Raum zu übertragen, wie das etwa bei der Abbildung von Arbeitstreffen und Veranstaltungen auf Web-Videokonferenz-termine häufig geschehen ist.

Es gilt vielmehr darum, Verbandsarbeit und Verbandsangebote im Lichte der digitalen Möglichkeiten neu zu denken! Nur so kann ein Verband sich digitale wirklich modern aufstellen, attraktiv und erfolgreich sein (siehe dazu "Strategische Digitalisierung von Verbänden").

Beispielsweise kann eine Neuorganisation klassischer Gremienarbeit zu wesentlich schnelleren Ergebnissen und engerer Vernetzung führen.

Digitale Angebote können individuell auf die Bedürfnisse der Nutzer maßgeschneidert werden. Nutzer sollten sie wann und wo und auf welchem Wege es ihnen beliebt wahrnehmen können. Es gibt viele Möglichkeiten, solche und viele weitere digitale Angebote für Mitglieder aufzubauen, seien es die oben angesprochenen Portal- oder Community-Lösungen, Eigenprogrammierungen als Erweiterungen der Verbandswebsite, App-Angebote, Online-Erweiterungen von CRM oder XRM-Systemen, spezielle Verbandssoftware, KI-Lösungen usw.

Die Frage, „welche Lösung ist für meinen Verband am besten?“ ist berechtigt! Ohne nähergehende Betrachtung gibt es darauf auch eine eindeutige Antwort: „Es kommt darauf an…“. 

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[aidoosoftware]

Neuerungen 05/19

CheckInOut: Steckbriefansicht In der Steckbriefansicht geht bei Linksklick auf das Bild jetzt der Betreuungsmodus auf und bei einem Rechtsklick kann man das Foto ändern. Manage: Terminplaner: Kursanzeige Um hier Änderungen vorzunehmen, gibt es 3 neue Rechte, damit individuell eingestellt werden kann, wer Teilnehmer eintragen darf, den Kurstrainer ändern oder nur die Teilnehmer angezeigt bekommt. Drei neue Rechte: #675 Kurstrainer ändern #676 Kursteilnehmer eintragen #677 Kursteilnehmer anzeigen Die Rechter müssen für die einzelnen Mitarbeitergruppen unter Mitarbeiter: Mitarbeiterrechte in den einzelnen Gruppen aktiviert werden. Aidoo: Update Damit Sie sich im Vorfeld über die Änderungen informieren können, haben wir im Updatefenster oben rechts eine Vorabinformation eingebaut. Es öffnet sich beim Anklicken der Entwicklerblock mit den allen Änderungen. Aidoo Manage: Betreuung In der Betreuung kann nun eine Aufgabe erzeugt werden, für einen Online-Kündigungsantrag. Voraussetzung, unter Pools Kündigungsgründe hat man die Kündigungsgründe auch Online für das Mitgliederportal sichtbar gemachen, damit ein Kündigungsantrag gestellt werden kann. Manage: Unternehmen Für die Onlineportale kann eine Firmenfarbe angeben. im Unterpunkt: Onlineportal: Man kann außerdem einstellen, ob beim Selfservice bei einer Kündigung ein Dokument Pflicht ist oder nicht. Manage: Terminplaner: Kurs Die Änderung eines Kurses, Teilnehmer ändern/eintragen und Trainer ändern, werden nun mit dem gleichen Recht abgefragt wie Kurse bearbeiten (Recht 167), das Anzeigen der Kursteilnehmer darf weiterhin jeder. Manage: Mitarbeiter: Urlaubsplaner Im Urlaubsplaner kann man Überstundenabbau eintragen, dies wird mit den Dienstzeiten im Dienstplan abgeglichen. Manage: Bankverbindung Ändert man eine Bankverbindung, egal ob unter Bank oder im Vertrag, bei der "Unterschiedliche Bankverbindungen" eingestellt ist, dann wird zur zusätzlichen Sicherheit die Frage gestellt, ob die neue Bankverbindungen für alle Bankverbindungen geändert werden soll. Wenn eine IBAN geändert wird, wird die BLZ und die Kontonummer angepasst. Außerdem wird der Status auf Ersteinzug geändert und das SEPAMandat muss erneut erteilt werden. Manage: Betreuung: Planung Für das Prämiensystem oder für Betreuungsaufgaben kann man einen bzw. mehrere Kurse auswählen, bei deren Kursstundenbuchung eine Aufgabe erzeugt wird oder Punkte vergeben werden. Außerdem kann man noch neue Auswahlmöglichkeiten, um sich automatische Betreuungsaufgaben erzeugen zulassen: Wenn ein Vertrag verlängert wird, hier sind Vertragsvorlagen spezifisch einstellbar und auch mehrfach auswählbar. Wenn eine Person in einen anderen Standort transferiert wird Wenn eine Kursstunde gebucht wird (derzeit noch nicht kursspezifisch), Onlinebuchungen werden hier schon berücksichtigt, bei Buchungen am Kursterminal melden sie sich bitte beim Support, damit wir dieses dort anpassen können Manage: Betreuungsmodus Unter dem Reiter Hinweis/Memo/Dokumente können Dokumente geöffnet und, wenn sie als Pdf gespeichert sind, unterschrieben werden.

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body challenge Plus

body challenge Plus ist ein monatlich kündbares Abonnement und bietet individuelle Rezepte und Ernährungspläne zum Abnehmen. Dabei werden die Rezepte jeden Monat auf die Ausgangslage und Zielsetzung des Kunden angepasst und automatisiert erstellt. body challenge Plus beinhaltet: Zugang zum body challenge Mitgliederportal Automatisierte Bereitstellung personalisierter Inhalte Über 40 individuell…

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Neuerungen 02/18

Inkasso GFK Wenn das Mitglied nicht volljährig ist, ein gesetzlicher Vertreter eingetragen ist und dieser volljährig ist, werden jetzt dessen Daten statt denen des Mitglieds an Inkasso GFK übergeben aidoo Online Änderungen über das Mitgliederportal werden in den Bemerkungen des Kunden gespeichert. So können Änderungen nachvollzogen werden. aidoo Manage : Mahnwesen Für Mitglieder kann für eine Mahnsperre ein Enddatum eintragen werden. Dieses Datum wird Mahnwesen und bei den offenen Posten berücksichtigt Für Mahnschreiben haben wir eine neue Textvaraible aufgenommen. "MahnZahlartText": Hierbei wird der Text, der für eine Zahlart unter Finanzen : Zahlarten hinterlegt ist eingesetzt. Pro Zahlart kann für jede Mahnstufe ein Text angegeben werden. aidoo Manage : Kennzahlen III Diese werden derzeit von uns überarbeitet. So wurden Kennzahlen "Aktive Mitglieder Monatserster" und "Aktive Mitglieder Monatsletzter" ausgenommen. aidoo Manage : Rabatte und Zusatzleistungen Für die Übersicht der Rabatte und Zusatzleistungen haben wir wichtige Informationen aufgenommen. So können Sie auf einen Blick erkennen, ob der Rabatt von einem Kunden oder einem Vertrag abhängig ist oder wann der Vertrag ausläuft und der Rabatt somit ausläuft. aidoo Googlekalender Bei der Übertragung der Dienstzeiten an Google wird jetzt auch die Dienstart, der Mitarbeitername oder/ und der Login des Mitarbeiters mit übertragen. So können Sie Dienstpläne auch mittels Google Kalender abbilden und externe Mitarbeter ihre Dienstzeiten einsehen. aidoo Checkinout Für die Funtkion "Forderung übernehmen" haben wir die Sortierung nach Datum absteigend geändert. Klickt man auf die Datumsspalte, werden die Posten wahlweise auf- oder absteigend nach tatsächlichem Datum sortiert.

[verbaendedigital]

Neue Community und Lernplattformen des Weltverbandes Deutscher Auslandsschulen

  Seit seiner Gründung im Jahr 2003 vertritt der Weltverband Deutscher Auslandsschulen (WDA) die freien Schulträger der Deutschen Auslandsschulen. Dazu bündelt er das Wissen der lokalen Organisationen und Experten zu einem globalen Netzwerk. Er unterstützt seine Mitglieder bei ihren Aufgaben und fördert ihre Projekte mit gezielten Dienstleistungen. Er fasst ihre Einzelstimmen zu einer starken Position zusammen und vertritt gemeinsame Interessen gegenüber dem Deutschen Bundestag und den fördernden Stellen.

Der WDA setzt sich als wichtigster Fürsprecher für die Belange der Deutschen Auslandsschulen ein, die derzeit in 72 Ländern als Orte der Begegnung dienen, fundiertes Wissen vermitteln und die deutsche Sprache fördern.

Das bereits 2012 lancierte Webportal auslandsschulnetz.de ist die zentrale digitale Anlaufstelle für Medien, Interessensgruppen und die erweiterte Mitglieder-Community. Gleichzeitig fördert der WDA mit seiner Verbandsplattform die globale Vernetzung der Auslandsschulexperten. Es bietet vielfältige Wege der Interaktion: Ähnlich wie in herkömmlichen sozialen Netzwerken können Mitglieder sich mit individuellen Profilen präsentieren und untereinander kontaktieren. Zusätzlich haben sie die Möglichkeit, in verschiedensten Themenbereichen zusammenzuarbeiten: In offenen Gruppen können praxisnahe Inhalte wie Finanzierung, Schulbau und -entwicklung sowie Qualitätsmanagement bearbeitet und neue Ideen entwickelt werden. Geschlossene Gruppen bieten Vorständen und Führungskräften die Möglichkeit, ihre speziellen Perspektiven und Herausforderungen zu diskutieren.

Für diese Zusammenarbeit stehen den Nutzern praktische Werkzeuge wie Adressbuch, Kalender, Lesezeichen, Aufgaben- und Mitteilungsfunktionen, Dateiablage sowie ein internes Wiki zur Verfügung. Instrumente und Zugriffsrechte lassen sich frei konfigurieren und ermöglichen so eine optimale Anpassung an den jeweiligen Bedarf – von der globalen Fachbereichsarbeit bis zum Peer-Review, von der regionalen Vernetzung bis zur gemeinsamen Schulentwicklung weltweit. Die zukunftsweisende Software von Auslandsschulnetz.de wurde 2011 von der Gesellschaft für Pädagogik und Information mit dem Comenius EduMedia Siegel ausgezeichnet.

Seit kurzem ergänzt W-da.net die Informations- und Community-Plattform auslandsschulnetz.de. Personal der Auslandsschulen, das  w-da.net an seiner Schule nutzt, kann sich von der Lernplattform der Schule aus direkt ins Auslandsschulnetz einloggen, sich dort weltweit mit Kollegen und Experten vernetzen und vorhandene Synergien nutzen. Sie gibt den Schulen digitale Werkzeuge an die Hand, mit deren Hilfe sie sich effektiver organisieren sowie Lernprozesse mit digitalen Medien gestalten können. 

Auf w-da.net sind zum Beispiel Ressourcenpläne für alle Beteiligten über das Internet verfügbar und können einfach online bearbeitet werden. Schulische E-Mail-Adressen und Online-Dateiablagen à la Dropbox sind Kernfunktionen der nach deutschem Datenschutzgesetz betriebenen Plattform. Darüber hinaus bietet w-da.net eine komplette Lernumgebung mit interaktiven Lernmodulen, Wikis und Lernplänen. 

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Ausgezeichnete Verbandsentwicklung mit CRM

Gezielte und flexible Mitgliederkommunikation beim BITKOM e.V.

Beim CRM Best Practice Award 2010 wurde erstmalig auch eine Verbandslösung ausgezeichnet: Den dritten Platz in der Kategorie “Weiterentwicklung” belegte das für den (BITKOM) entwickelte Kommunikations-, Information-, Veranstaltungs- und Community-Management-System. Die integrierte Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics und Sharepoint löste die nicht mehr zeitgemäßen und ineffektiven Einzellösungen, wie eine Adressdatenbank, ein Mailing- und ein Veranstaltungsmanagementsystem ab.

» Ausführliche Projektbeschreibung (Auszug)

Steckbrief Ende 2008 wurden mehr als 100.000 Datensätze auf das CRM-Kernsystem Microsoft Dynamics migriert. Der größte Sprung wurde 2009 mit der Verknüpfung von Mitgliederportal und CRM vollzogen: Rund 170 Gremien wurden zusammen mit den Kontaktdaten der Mitglieder und einer neu eingeführten Themenstruktur mit dem Portal synchronisiert. An die Stelle starrer Verteilerlisten sind damit flexible Kommunikationsfilter getreten, die eine fokussierte Ansprache ermöglichen.

Der Verband Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., kurz BITKOM, beschäftigt in seiner Geschäftsstelle in Berlin-Mitte rund 80 Mitarbeiter. “[Der BITKOM] ist das Sprachrohr der IT-, Telekommunikations- und Neue-Medien-Branche. [Er] vertritt mehr als 1.350 Unternehmen, davon über 1.000 Direktmitglieder. Hierzu gehören fast alle Global Player sowie 700 leistungsstarke Mittelständler. Die BITKOM-Mitglieder erwirtschaften 135 Milliarden Euro Umsatz und exportieren Hightech im Wert von 50 Milliarden Euro. BITKOM repräsentiert damit ca. 90 Prozent des deutschen ITK-Markts.” Siehe bitkom.org

Die Lösung wurde von Xpoint0 zusammen mit den Firmen Netzhaus und IPI umgesetzt und weiterentwickelt.

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BITKOM Mitglieder-Verbandsportal

Interview zum Sharepoint BITKOM-Mitgliederportal 2.0 mit dem verantwortlichen Projektleiter

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