violetagr - Tumblr blog

violetagr · 3 years

Text

Ergonomía En Una Oficina

¿En Realidad Es Importante La Ergonomía En El Trabajador?

Resumen

En el presente artículo de investigación se hablará sobre el estudio variable de diseño y ergonomía que son aplicadas en el entorno laboral de una oficina. Se contemplan factores tanto físicos como psíquicos y se estudia el mobiliario para logras así un espacio en el cual haya bienestar y confort para cada uno de los empleados. Para lograr la investigación sobre este tema, nosotros como equipo fuimos recolectando los medios por los cuales conseguiríamos la información necesaria para aclarar los puntos que nos propusimos a investigar. Indagamos en diferentes fuentes y tomamos las que más nos eran útiles. Se hizo una investigación previa sobre la estructura que debe tener un artículo de investigación, para tener en claro lo qué y cómo lo haríamos. Ya teniendo en claro todo, comenzamos a realizar nuestro artículo. Se pretende hacer una aproximación al concepto de ergonomía y riesgos psicosociales y físicos en el lugar de trabajo.

Nos enfocamos en la calidad de vida de los trabajadores y sobre la influencia que se tiene sobre los ámbitos sociales y económicos. Para que así se pueda llevar de una mejor manera el trabajo que se debe realzar, sentirse a gusto y así poder realizar todas las actividades de la mejor manera posible sin algún problema o complicación.

El estudio fue analítico, ya que se realizó una revisión bibliográfica en las bases de datos de UNIVERSIDAD DEL ESTE, UIBrepositori y Revista Ingeniería, Matemáticas y Ciencias de la Información.

Objetivo General

Comprender que la ergonomía es fundamental para mejorar la capacidad de la vida de los trabajadores y de las empresas; básicamente se basa en observar los riesgos posibles y un incremento del bienestar y confort de las empresas.

Objetivos Específicos

1. Se basa en mostrar una relación entre ambiente laboral, organización, y personal porque su objetivo es expresar que el entorno de trabajo incremente en las empresas.

2. Trata de esquematizar y Comprender la situación laboral para mejorar la calidad de trabajo, el bienestar laboral y obtener una metodología más adecuada al personal disponible en la organización o área en la que se encuentra.

3. Analizar recomendaciones en los puestos de trabajo de acuerdo a las actividades del que ejecuta la tarea (el personal), para tratar de tener un buen ambiente laboral.

Justificación

Esta investigación que realizamos es importante en un punto para comprender si la aplicación de la ergonomía afecta en lo laboral en lo que es una empresa. Si saber si es importante la ergonomía en el trabajador, la ergonomía puede ser útil tanto en los trabajadores como jóvenes y las empresas, y puede mejorar por las condiciones ergonómicas de trabajadores como motivar a empresas al bienestar de sus trabajadores.

Problema Y Pregunta

El problema es comprender si la aplicación de la ergonomía afecta de manera positiva en el ambiente laboral del trabajador de una empresa, ¿En realidad es necesaria la ergonomía en el trabajador?

Es importante porque es la calve de la prevención en el trabajo, promueve la salud y el evitar accidentes con esto trae una buena salud para el empleado y gracias a la ergonomía trabajará de mejor manera.

Materiales Y Métodos

Para la información consultada nos basamos en Google academia ya que no contamos con tantos libros y artículos de investigación, fue una buena fuente.

Para tener más información diversa; nos repartimos las ideas para así tener mejor complementada la información, cada integrante consulto una fuente y nos mandábamos los links

Para elegir el tema de ergonomía nos basamos en cosas anterior vistas ya que muchos de nosotros estuvimos en recursos humanos en la prepa y se nos facilitó más el tema y saber más acerca de ello.

Resultados

Se necesita equilibrar el diseño y las condiciones de funcionamiento coordinándolos con las necesidades del trabajador, logrando la integración Hombre-Máquina, para poder eliminar los errores.

Como otra fase complementaria pero muy importante de la Ergonomía encontramos el hecho del trabajo como algo interesante, cómodo, reconfortarle.

El avance de la tecnología y la informática han fomentado cada vez más la creación de puestos de trabajo en los que se adoptan posturas que, aunque son cómodas respecto a otros trabajos más duros físicamente, si no se cuidan adecuadamente pueden dar lugar a molestias y enfermedades que empeoran tanto la calidad de vida como la de las tareas a realizar.

La ergonomía comienza con el diseño de la actividad a estudiar y de sus componentes, recurriendo luego a la utilización de índices ergonómicos de la actividad estudiada y la investigación sistemática del sistema, en general todo esto se realiza a través de un conjunto de operaciones y métodos.

La Ergonomía puede proponer diferentes soluciones para reducir o eliminar los efectos perjudiciales de estos riesgos sobre el trabajador. Muchas de estas soluciones son sencillas y de fácil aplicación (por ejemplo, cambiar la ubicación de materiales, usar herramientas más adecuadas o realizar pausas periódicas); otras pueden ser más complejas (por ejemplo, diseñar una nueva máquina o cambiar la organización del trabajo). Por ello, resulta particularmente importante considerar los criterios ergonómicos desde las etapas iniciales de diseño de máquinas, herramientas y entornos de trabajo.

Básicamente, a nivel general se pueden identificar riesgos asociados a malas posturas, levantamientos de cargas, trabajos manuales, trabajos repetitivos o vibraciones, entre otros. La mayoría de estas situaciones dan como resultado diferentes trastornos músculo-esqueléticos (Delgado, 2011).

Se observa que la ergonomía no solo puede ser aplicada en aquellos procesos de trabajo dentro de una industria, sino también en cualquier espacio o actividad en nuestros hogares, todo esto con la finalidad de lograr un mejor desempeño y evitar posibles errores. En la actualidad, los diseñadores e ingenieros se basan en la investigación de los factores humanos, como por ejemplo los estudios experimentales de datos antropométricos (medidas corporales) y facilidad de uso, para ayudar a fabricar productos más fáciles de entender, más seguros de manejar y mejor adaptados al cuerpo humano.

Si en los centros de trabajo no se mantiene en acciones de prevención en aquellas actividades donde se realicen esfuerzos importantes, movimientos repetitivos o de alta frecuencia y se adopten posturas inadecuadas cuando realicen la manipulación de cargas, los trabajadores podrían exponerse a condiciones de riesgo que pueden desencadenar en accidentes y enfermedades laborales. Es por esto que, en este tipo de operaciones, se debe emplear la técnica de manipulación (levantamiento, traslado y almacenamiento) apropiada.

Encontramos la importancia y la seriedad de la ergonomía, ya que se habla sobre la calidad de vida de los trabajadores y sobre la influencia que tienen en el coste social y económico. Cuando se habla del tema ergonómico se necesita contar con el factor humano y sobre su puesto de trabajo acorde a este factor. Como se mencionó anteriormente, se busca optimizar la eficacia, la seguridad y el confort.

En cualquier caso, la ergonomía puede ayudar a mejorar las condiciones de trabajo. El aumento de la tasa de producción, menos clima de estrés o la simplificación de las tareas son algunos de los beneficios que presenta la ergonomía.

Las mejoras ergonómicas reducen las demandas físicas del trabajo dando como resultado menos lesiones o dolencias relacionadas. Otro efecto beneficioso de la ergonomía es que, al mejorar el diseño del entorno laboral, se consigue incrementar la eficiencia y la productividad. Esta disciplina tiene mucho que aportar, ya que se pueden reducir riesgos de problemas músculo-esqueléticos, fatiga y accidentes cuando se mejora la organización del trabajo.

El área de trabajo debe estar diseñada para satisfacer tanto las necesidades de la empresa como las de la persona que desempeñará su tarea en él, dentro del marco normativo que hoy en día regula este aspecto

Un aspecto muy importante es que el trabajador sea capaz de reconocer los riesgos ergonómicos existentes en su puesto de trabajo para, de esa manera, poder llevar a cabo acciones para prevenirlos.

Se podría decir que el objetivo principal es el de adaptar el trabajo a las capacidades del ser humano (Llaneza, 2007).

Es de suma importancia, pues muchas de las causas de la baja de un trabajador, así como enfermedades profesionales y otro tipo de padecimientos, están relacionados con problemas ergonómicos. Aunque su principal causa es el envejecimiento, los trabajos con movimientos repetitivos y los accidentes o lesiones laborales, incrementan la posibilidad de contraerla. En estos casos, suele haber dolor y rigidez de cuello, dolores de cabeza, pérdidas de equilibrio, o incluso adormecimiento y debilidad de brazos, manos y dedos (American Academy of Orthopaedic Surgeons, 2009).

También, descubrimos las formas en las que se puede producir una mejora de las condiciones ergonómicas de los trabajadores, como el motivar a empresarios a implementar el bienestar de sus trabajadores. Es vital que se entienda que se puede mejorar la situación laboral si se comprende la relación que existe entre la productividad y unas buenas condiciones ergonómicas.

Por lo tanto, la importancia radica en que las organizaciones, deben estar diseñadas teniendo en cuenta las características y necesidades de los trabajadores que forma parte de cada una de ellas.

La ergonomía es la disciplina de la prevención de riesgos laborales que más se está expandiendo en los últimos tiempos, mostrando lo necesaria que es para conseguir una correcta seguridad y salud en los trabajadores, y por ello, debemos darle la prioridad que se merece.

Conclusiones

Tal como esta investigación lo ha demostrado, la ergonomía en el puesto de trabajo es el estudio o el conjunto de conocimientos destinados a crear relaciones positivas entre el trabajador, las máquinas y el entorno donde se desarrolla la actividad laboral, sus sistemas y los ambientes para que los trabajadores puedan desarrollar sus tareas de forma cómoda y segura, evitando lesiones que pueden provocar determinados movimientos y posturas.

Uno de los principales beneficios de la ergonomía, es que fomenta la productividad.

Todo plan de ergonomía debe hacerse siempre en conjunto con los empleados, los supervisores y la gerencia. ¿Por qué es importante la ergonomía? Los incito a retomar los beneficios de una manera más concisa, para dar la respuesta de esa misma pregunta.

Finalmente, y dada la velocidad con la que la ergonomía cambia, es impredecible poseer un departamento de seguridad e higiene proactivo, se encuentra constantemente en la búsqueda de potenciales problemas y soluciones que se originan por los mencionados avances.

Se recomienda buscar crecer cada vez más gracias a los avances tecnológicos que se implementan día con día, para así saber innovar el ambiente de cualquier organización. Es de gran ayuda seguir buscando mejores medidas de implementación para que la ergonomía sea de excelencia.

Bibliografía

Alberto Cruz, A. G. (Junio de 2010). Books Google. Obtenido de Books Google: https://books.google.es/books?id=rtw3DgAAQBAJ&lpg=PP1&ots=JHhAf7kEKu&dq=%20ergonomia&lr&hl=es&pg=PA15#v=onepage&q=ergonomia&f=false

Aldo, P. G. (10 de Agosto de 2014). Revista Ingeniería, Matemáticas y Ciencias de la Información. Obtenido de Revista Ingeniería, Matemáticas y Ciencias de la Información: http://ojs.urepublicana.edu.co/index.php/ingenieria/article/view/228

Marcos Lucena, Y. (30 de Octubre de 2020). UIBrepositori. Obtenido de UIBrepositori: https://dspace.uib.es/xmlui/handle/11201/154032

Mondelo, P. R., & P. B. (Junio de 2015). Books Google. Obtenido de Books Google: https://books.google.es/books?id=mUFpBgAAQBAJ&lpg=PA7&ots=aWphPUDYK4&dq=%20ergonomia&lr&hl=es&pg=PA7#v=onepage&q=ergonomia&f=false

R, C. (8 de Noviembre de 2018). UNIVERSIDAD DEL ESTE DE REPOSITORIO. Obtenido de UNIVERSIDAD DEL ESTE DE REPOSITORIO: https://dspace.uib.es/xmlui/handle/11201/154032

0 notes

violetagr · 3 years

Text

0 notes

violetagr · 3 years

Text

Una base de datos es un conjunto de información organizada de manera que pueda ser utilizada eficientemente. Un directorio telefónico, un diccionario, un calendario o un libro de recetas son ejemplos de bases de datos.

La información en una base está organizada en forma de registros. Cada registro contiene toda la información sobre una persona o un elemento de la base. Por ejemplo, cada registro en el directorio telefónico contiene el nombre, dirección y número telefónico de una persona.

Tablas.

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

Campos relacionados

Gracias a los campos relacionados, los campos que conectan dos tablas en una relación, usted puede mostrar la información de las tablas relacionadas. El objetivo principal de las relaciones entre los campos es indicar a 4D cuáles son los registros actuales de una tabla en función al registro actual de la otra tabla. Las tablas relacionadas usan los dos campos relacionados para identificar los registros correspondientes.

Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.

Operaciones básicas

Toda base de datos debe permitir añadir, modificar, eliminar y consultar los datos que almacena. – A estas cuatro operaciones básicas se las conoce como CRUD por sus siglas en inglés: Create, Read, Update and Delete.

Tecnologías

Aunque existen distintas tecnologías (relacional, orientadas a objetos, objeto-relacional, …) la mayoría de las bases de datos se basan en el modelo relacional de datos de Codd y utilizan SQL (Structured Query Language) como lenguaje de consulta y manipulación de datos.

Dominio del problema

la parte del mundo real de la que el sistema de información debe almacenar información y a cuyos actores (personas u otros sistemas de información) debe ofrecer servicios.

Sistema de información

conjunto de hardware, software, mobiliario de oficina, documentos en papel, personas y procedimientos manuales responsable de ofrecer una serie de servicios a los actores del dominio del problema.

Sistema informático

conjunto de hardware y software del sistema de información que es responsable del tratamiento automatizado de la información. Normalmente incluye una base de datos y debe ofrecer servicios tanto a actores internos del sistema de información como a actores en el dominio del problema

0 notes

violetagr · 3 years

Text

0 notes

violetagr · 3 years

Text

Cuento

0 notes

violetagr · 3 years

Text

0 notes

violetagr · 3 years

Text

Practica fórmulas de Excel básicas y necesarias

Describe la utilidad y las Sintaxis de las siguientes FUNCIONES:

SUMA: La función suma agrega valores. Puede sumar valores individuales, referencias o rangos de celda o una combinación de las tres.

=SUMA(A2:A10)

BUSCARAV: Use BUSCARV cuando necesite buscar elementos en una tabla o en un rango por fila.

(valor-buscar, tabla-conjunto, col-índice-núm[, [rango-buscar-marcador]])

SI: Permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera. Por esto, una instrucción SI puede tener dos resultados. El primer resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la comparación es Falsa.

SI(A2>B2,"Presupuesto excedido";"Correcto")

Y: nos permitirá evaluar varias expresiones lógicas y saber si todas ellas son verdaderas. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO.

=Y(B3>=1;LARGO(C3)<5)

O: verifica si se cumplen dos o más pruebas lógicas. Si se cumple al menos una de las pruebas, devuelve el valor VERDADERO y si no se cumple ninguna, el valor FALSO.

O(valor_lógico1;valor_lógico2

SI utilizando Y : Y: =SI(Y(Algo es verdadero, Algo diferente es verdadero), Valor si es verdadero, Valor si es falso)

Si utilizando O: =SI(O(Algo es verdadero, Algo diferente es verdadero), Valor si es verdadero, Valor si es falso)

CONTAR.SI: para contar el número de celdas que cumplen un criterio; por ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada aparece en una lista de clientes.

=CONTAR.SI(¿Dónde quiere realizar la búsqueda y qué quiere buscar?)

SUMA.SI: para sumar los valores de una intervalo que cumplen los criterios especificados.

= sumar.Si (B2: B25, ">5")

CONCATENAR: para unir dos o más cadenas de texto en una sola.

=CONCATENAR(B2; " "; C2)

TEXTO: nos ayuda a convertir un valor numérico en texto y además nos permite indicar el formato que deseamos aplicar a dicho texto. La función TEXTO es especialmente útil cuando deseamos dar formato a un número antes de ser concatenado con otra cadena de texto.

=TEXTO(Valor al que quiere dar formato, “Código de formato que quiere aplicar")

Investiga el procedimiento para definir el rango de una Tabla en Excel (también se explica en el video brevemente, pero lo puedes investigar con más detalle en otro video tutorial de youtube o alguna página de internet que lo explique paso a paso)

La forma sencilla de usar un rango, es seleccionándolo con el ratón en cada situación en la que necesitas referirte a un conjunto de celdas.

Otra forma de usar un rango es escribir su “nombre” directamente en lugar de desplazarte por la hoja para buscarlo. Pero esto demanda que tú sepas de memoria dónde comienza y dónde termina tu rango.

Un ejemplo sobre cómo usar un rango en Excel.

Supongamos que tienes un listado con los doce meses del año y junto a cada uno, está el total de ingresos de tu negocio. Tal y como te muestro en la siguiente imagen:

Si quisieras hacer una suma de estos valores, puedes valerte de la función SUMA() a la que le pasarás como parámetro el rango correspondiente al grupo de celdas que tienen los ingresos.

Para usar un rango, primero debemos conocer su nombre.

Recuerda que el nombre del rango se forma por la unión de la primera y la segunda celda del grupo con el que te interese trabajar. En la imagen ya te he señalado con flechas cuáles son estas celdas.

En este ejercicio, vamos a crear el nombre de nuestro rango en tres pasos:

1. La primera celda, es la B2. Por lo tanto, la primera mitad del nombre de nuestro rango será B2.

2. La segunda celda es la B13. Por lo tanto, la segunda mitad del nombre de nuestro rango será B13.

3. Unimos estos dos nombres colocando de por medio el símbolo “dos puntos” ( : ) de la siguiente forma: B2:B13

Ahora que ya conocemos el nombre de nuestro rango, solo debemos pasárselo como parámetro a nuestra función SUMA(), colocándolo entre los paréntesis, así:

[box type=”tick” icon=”none”]=SUMA(B2:B13)[/box]

Date cuenta de que no he incluido la celda B1 debido a que no me interesa sumarla, ya que no es un número ni forma parte de los datos que necesito.

La parte resaltada en color amarillo, representa al rango que busco sumar en este caso. Se lo he pasado como parámetro a la función SUMA() para que, como su nombre lo indica, realice la suma de los valores que están contenidos en dicho rango.

Excel automáticamente evaluará el rango que le hemos indicado y buscará qué valores existen en cada una de las celdas dentro del rango especificado.

Una vez realizado esto, Excel será capaz de realizar las operaciones que le solicites ya sea a través de comandos o, como en este caso, a través de fórmulas que realicen cálculos con los valores contenidos en las celdas del rango de interés.

Observa la siguiente imagen en la que te muestro el resultado de la función SUMA() ejecutada sobre el rango B2:B13, comprueba que el resultado es la sumatoria de todos los valores contenidos en dicho rango:

Según lo explicado en el video, ¿Con qué atajo del teclado se realizan sumas automáticas, con que combinación de teclas?

ALT+shift+ () + 0(=) Y Ctrl+ shitf +( ) +

Investiga qué son las funciones condicionales en Excel, para qué sirven y menciónalas

= Y (A2>A3, A2<A4)

Determina si el valor de la celda a2 es mayor que el valor de a3 y si el valor de a2 es menor que el valor de A4. VALOR

= O (A2>A3, A2<A4)

Determina si el valor de la celda a2 es mayor que el valor de a3 o si el valor de a2 es menor que el valor de A4. AUTÉNTICA

= NO (A2 + A3 = 24)

Determina si la suma de los valores de las celdas a2 y a3 no es igual a 24. VALOR

= NO (A5 = "engranajes")

Determina si el valor de la celda A5 no es igual a "engranajes". VALOR

= O (A5<> "engranajes"; A6 = "widgets")

Determina si el valor de la celda A5 no es igual a "engranajes" o si el valor de A6 es igual a "manufactur

0 notes

violetagr · 3 years

Text

Formas de suma

Condicional SI

Contar SI- Sumar SI

Concatenar

0 notes

violetagr · 3 years

Text

0 notes

violetagr · 3 years

Text

Combinar correspondencia

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Asistente combinar correspondencia

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.

En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic enSiguiente, aparece el segundo paso del asistente.

Combinar correspondencia

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

Combinar correspondencia. Paso 2

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Combinar correspondencia. Paso 3

- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

- Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:

Seleccionar archivo origen de datos

El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así que no entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.

Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción Todos los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinación. Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las opciones válidas. Puedes desplegar el menú para examinar las distintas posibilidades.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.

Destinatarios de combinar correspondencia

En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que desactivar su casilla haciendo clic en ella. También podremos utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.

En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Combinar correspondencia Paso 4

Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente.

Conbinar correspondencia. Paso 5

En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos.

Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos viendo oEditar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.

Para terminar hacer clic en Siguiente.

Combinar correspondencia. Paso 6

Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.

Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.

0 notes